Es el acrónimo de Enterprise Resource Planning. Se trata de sistemas integrales de gestión empresarial diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa en todas sus áreas, como finanzas, comercial, logística, producción, etc.
Para que sirve un ERP
Un sistema ERP sirve para gestionar y planificar toda la información relacionada con la actividad de una empresa. Automatizando muchas de las operaciones que realiza en su día a día operativo una empresa. La utilidad fundamental de un ERP es manejar de forma eficiente la información, de una forma estandarizada, que produce toda empresa para que le permita a esta la toma de decisiones de forma oportuna y ahorrando tiempo y costes.
Los principales beneficios por los que usar un ERP son:
- Un solo sistema estandarizado para controlar todos los procesos comerciales.
- Integración entre las funciones de las aplicaciones
- Automatización de tareas y procesos
- Base de Datos centralizada y estandarizada
- Ahorro de costes de management corporativo
- Incremento del retorno de la inversión (ROI)
- Minimización del Inventario
- Estandarización de los procesos productivos
- Control de la información y el estado operativo de la empresa
- Mejora la toma de decisiones empresariales
Cuando implementar un ERP
Utilizar un ERP implica un proceso largo y complejo de implementación lo que provoca siempre la duda de ¿Cuándo instalar en nuestra empresa un ERP? Así que tanto por coste económico como de tiempo es normal tener este tipo de dudas. Llega un momento en toda empresa, a medida que crece y se asienta, que comprende que se necesita una herramienta que centralice todos los procesos y nos ayude a automatizar la información. Suele ser un punto donde comienza a ser evidente que la empresa está perdiendo eficiencia debido a que los procesos se han vuelto muy complejos y siempre falta información sobre el estado operativo.
Generalmente las empresas se deciden a implementar un ERP cuando la situación les supera, o incluso les desborda. Obviamente no es la mejor opción, porque como hemos comentado el proceso de implementación de un ERP es largo y complejo, pero es la realidad. Además ¿Quién va a usar un ERP sin necesitarlo, asumiendo costes económicos que pueden perjudicar al éxito de la empresa? Así qué siendo realistas, utilizar un ERP se hace cuando ya no hay más remedio. Es importante, no obstante, tener capacidad de previsión y anticiparse lo máximo posible a ese momento de desborde. Porque un ERP no hace milagros, y se necesita tiempo, no solo para implementar el ERP, también para toda la empresa aprende a usar el sistema y se acostumbre a él.
Características de un ERP
Los sistemas ERP tienen características que lo definen de forma fundamental como son:
- Flexibilidad. Los sistemas ERP son flexibles de forma que responden y se adaptan a los cambios que se producen en la empresa. Esta característica es fundamental ya que sin esta flexibilidad los sistemas ERP quedarían muy limitados tanto funcionalmente como en su utilidad.
- Modularidad. Otra característica que ha hecho triunfar a los ERP’s es que están compartimentados en módulos. Lo que permite ir desarrollándolos libremente, adaptándose a las necesidades de cada departamento de la empresa. Y a la vez seguir siendo totalmente compatible con aquellos módulos menos desarrollados.
- Conectividad. El sistema ERP permite la conexión más allá del espacio físico, lo que es imprescindible para empresas con delegaciones o diferentes sedes.
- Comprensivo. El sistema debe adaptarse a las estructuras de la empresa, las áreas departamentales y de negocio que esta tenga.
Ejemplos de sistemas ERP
En el mercado existen sistemas ERP muy potentes siendo los dos más famosos y más extendidos SAP y Oracle. Pero también hay otros, menos conocidos, como por ejemplo JD Edwards, Navision o Baan. Por qué instalar y usar un ERP u otro dependerá de las necesidades de las empresas, así como de los costes económicos que se puedan asumir.